TrackTimesheet

Release 3.5 von TrackTimesheet für Microsoft Project Server 2010 ist verfügbar!

TrackTimesheet ermöglicht eine detaillierte Erfassung von Ressourcenaufwänden in Projekten als leistungsfähige Erweiterung für den Microsoft Project Server.

Mit TrackTimesheet haben wir ein Modul entwickelt, das die Anforderungen an eine übersichtliche und schnelle Bedienung einerseits und eine aussagekräftige Erfassungstiefe andererseits optimal kombiniert. Mit der Version 3.5 haben wir ein ganzes Bündel neuer Funktionen in unsere bewährte Lösung integriert.

Die Funktionalitäten von TrackTimesheet erlauben Ihrer Organisation die Aufwandsdokumentation Ihrer Mitarbeiter für Projekte und Tagesgeschäft bis zur Vollzeiterfassung. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, Ihre Aufwände genau zu analysieren und daraus fundierte Schlüsse für Ihre Geschäftsprozesse zu ziehen.

Auf Basis des TrackProject Servers kommuniziert TrackTimesheet über einen eigenen Web Service mit dem Microsoft Project Server. Durch diese Architektur lässt sich eine Vielzahl von zusätzlichen Daten für die Erfassung und Auswertungen verarbeiten. Diese können als Basis für die Faktura, einen detaillierten Leistungsnachweis oder den Einsatz in der Erfassung von Leistungen im Tagesgeschäft verwendet werden.

Benutzerfreundlichkeit

Mit den Ribbons*, die Sie bereits von den Office-Produkten kennen, wird die Erfassung in TrackTimesheet jetzt noch einfacher und selbsterklärender. TrackTimesheet ist optimal in die neue Systemumgebung des Microsoft Project Servers 2010 integriert. Die Formulare sind barrierearm und sowohl die Maus- als auch die Tastaturbearbeitung werden optimal unterstützt. Sie sehen nur die Felder, die Sie auch wirklich benötigen. Detailansichten können bei Bedarf eingeblendet werden.

Dateneingabe in TrackTimesheet

TrackTimesheet ermöglicht die Erfassung einer Vielzahl von Informationen:

• Kategorie: Auswahl einer Tätigkeitskategorie, z. B. Beratung, Programmierung, Reisezeit etc. (kundenspezifisch anpassbar).
• Arbeit: Aktuell geleistete Arbeit für den ausgewählten Vorgang am ausgewählten Tag
• Fakturierbar: Anteil der fakturierbaren Arbeit (Basis für optionale Vorkontierung und Faktura)
• Kommentar: Anmerkung zur geleisteten Arbeit
• Verbleibende Arbeit: Verbleibende noch zu leistende Arbeit, alternativ
• Geschätztes Ende: Geschätztes Ende der ausgewählten Zuordnung
• Optional kann die berechnete (geplante) Arbeitszeit in der Arbeitszeittabelle angezeigt werden
• Kommentar zur Planänderung.

Für die Erfassung stellt TrackTimesheet verschiedene komfortable Eingabeoptionen zur Verfügung:

Aufwandserfassung im Formular

Es stellt alle gewünschten Informationen in einem übersichtlichen Dialog zur Verfügung. Alle Eingaben werden sofort nach dem Speichern im Kalender aktualisiert:

Aufwandserfassung im Grid*: die Variante für Schnellbucher

Besonders für Mitarbeiter, die ihre Stunden am Ende der Woche oder am Ende des Tages im Stapel erfassen, bietet sich die Grideingabe an. Das Grid können Sie in der gleichen Weise bedienen wie eine Excel-Tabelle, ganz gleich, ob Sie die Maus oder Tastatur nutzen. Dropdownmenüs ermöglichen die Auswahl aus definierten Listen. Die Datentiefe ist damit ebenso gewährleistet wie in der Formulareingabe.

Beide Eingabevarianten können parallel genutzt werden.

Aufwandserfassung per Stoppuhr – TrackTimesheet Go

Für alle, die ständig in Ihrer Projektarbeit unterbrochen werden, gibt es das eigenständige Modul TrackTimesheet Go – die Erfassung bei Stoppuhr.

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Die Funktionalität von TrackTimesheet

Die geleistete Arbeit wird pro Tag und Vorgang gebucht. Hier sind mehrere Buchungen möglich. TrackTimesheet gibt Ihnen – je nach Vorgangsart – die verbleibende Arbeit oder das geschätzte Ende aus. In der Version 3.5 haben wir ein neues Feature für Sie realisiert:
Benötigt der Mitarbeiter weniger Aufwand als geplant oder ist er früher fertig, setzt er einfach ein Häkchen, um den Vorgang abzuschließen. Nach der Genehmigung der Rückmeldung wird automatisch der Projektplan aktualisiert.

Zusätzlich können Sie entscheiden, wie jeweils auf automatisch geplante und auf manuell geplante Vorgänge gebucht werden soll.*

Die Version 3.5 hat auch ein neues Feature für Team-Verantwortliche von Teamressourcen im Gepäck: Alle zugeordneten Teammitglieder können nun selbst auf geplante Teamressourcen buchen.*

Und noch ein weiteres Highlight steht Ihnen mit der neuen Version zur Verfügung:
Abhängig von bestimmten Inhalten können Sie Felder als Pflichtfelder auszeichnen. So ist es jetzt z. B. möglich, für bestimmte Kategorien wie z. B. Support oder Entwicklung die Eingabe eines Kommentars zur Pflicht zu machen. Bei anderen Kategorien bleibt die Eingabe eines Kommentars freiwillig. Komfortabler geht es nicht.

Zur Sicherheit: die Rückmeldesperre in TrackTimesheet

Die Rückmelde- oder Buchungssperre können Sie bei Bedarf nutzen. Diese Funktionalität bietet vielfältige Parameter, um Buchungen auf gesperrte Projekte, Vorgänge oder Zeiträume zu verhindern. So können Sie z. B. festlegen, wie lange noch auf den Vormonat gebucht werden darf – besonders wichtig, wenn Aufwände aus TrackTimesheet an Drittsysteme weitergegeben werden. Bei der Installation werden die erforderlichen Parameter detailliert mit Ihnen abgestimmt. Sie können für einzelne Ressourcen Sperren definieren, die vom Standard abweichen. So haben Sie maximale Flexibilität bei der Einrichtung von Buchungssperren.

Workflowunterstützung in TrackTimesheet

Auf Wunsch benachrichtigt Sie TrackTimesheet per Email über offene Rückmeldungen und offene Genehmigungen.

Zusätzlich können Sie festlegen, ob bestimmte Rückmeldungen automatisch genehmigt werden sollen.

Reports und Übersichten zur Auswertung

Für die Auswertungen im operativen und organisatorischen Bereich stehen die folgenden Reports zur Verfügung:

Stundenzettel für Ressourcen als Leistungsnachweis

Übersicht der geleisteten Rückmeldungen zur Annahme durch Statusmanager mit Filterfunktionen

Gesamtübersicht für geleistete Rückmeldungen der jeweils angemeldeten Ressource

Grafische Darstellung von Überbuchungen, zu frühen oder zu späten Buchungen vereinfachen den Überblick über die geleisteten Rückmeldungen.

Eine Gesamtübersicht über alle Projekte, Ressourcen und Vorgänge steht zur Auswertung in Microsoft Excel als vorbereiteter Pivottabellen-Bericht zur Verfügung.

Exporte aus TrackTimesheet

Auf Wunsch können kundenspezifische Schnittstellen zu Unternehmensdrittsystemen realisiert werden, die den bidirektionalen Austausch von unterschiedlichen Daten (z. B. zu SAP CATS, CO, FI) ermöglichen.

Ein standardisierter Dateiexport für alle TrackTimesheet-Buchungen ist bereits im Leistungsumfang von Version 3.5 enthalten: wahlweise für genehmigte oder zusätzlich auch für stornierte Buchungen.

Ebenfalls zum Standard gehören jetzt OLAP-Cubes. So können Daten aus Microsoft Project und TrackTimesheet ganz einfach mit OLAP-fähigen Tools (u. a. Excel, Reporting Services) ausgewertet werden.*

Anpassung und Administration

TrackTimesheet bietet umfassende Konfigurationsmöglichkeiten, die wir bei der Installation mit Ihnen abstimmen. Dazu steht mit der Version 3.5 auch eine komfortable Administrationsoberfläche zur Verfügung.*

Sollten Sie darüber hinaus besondere unternehmensspezifische Anforderungen an TrackTimesheet haben, können wir diese gerne als Extensions realisieren.

Optional: die stellvertretende Rückmeldung / stellvertretende Genehmigung

In der Regel werden die Rückmeldungen durch die Mitarbeiter durchgeführt, denen das Arbeitspaket zugeordnet wurde. Hat der Mitarbeiter keinen Zugriff auf das System oder ist anderweitig eingebunden, kann die Möglichkeit einer stellvertretenden Rückmeldung von Nutzen sein.

Ebenso können für den Projektleiter projektspezifisch Vertreter für den Genehmigungsprozess definiert werden.

Das Release 3.5 steht auch für den Microsoft Project Server 2007 zur Verfügung! Die mit * gekennzeichneten Funktionen sind für den Microsoft Project Server 2007 nicht verfügbar.

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